Transformation ist ein Spiel mit vielen Unbekannten. Je ehrgeiziger Ihre Ziele und Erwartungen, desto ungewisser ist der Ausgang und desto größer ist der Einsatz, den Sie und Ihr Team dafür einbringen müssen. Da jedoch Ihre Ressourcen, insbesondere Zeit und Geld, begrenzt sind, ist hohe Wirksamkeit nicht nur, aber besonders in Veränderungsprozessen ein Schlüsselelement und ein zentraler Stellhebel für Ihren Erfolg. Wirksamkeit bedeutet, vereinfacht gesagt, effektiv zu handeln (die richtigen Dinge tun, die richtigen Prioritäten setzen), effizient zu handeln (die Dinge richtig tun, mit wenig Ressourcen das beste Ergebnis erzielen) und schnell zu handeln (sofort handeln, sobald Sie handlungsfähig sind). Ihre wichtigste Währung, die Sie bei der Steigerung Ihrer persönlichen Wirksamkeit benötigen und einsetzen können, ist dabei Ihre Zeit. Sie verdient Ihre volle Aufmerksamkeit.
Erinnern Sie sich an die Geschichte von Momo, die Michael Ende in den 1970er Jahren schrieb? Dort waren graue Herren unterwegs, die den Menschen mit falschen Versprechen Zeit abnahmen. Die Menschen durchschauten das zunächst nicht und die fehlende Zeit führte unter anderem dazu, dass die Menschen in Hektik gerieten und einander nicht mehr zuhörten. Dort tun sich durchaus Parallelen zum richtigen Leben auf, finden Sie nicht auch? In der Geschichte nutzen wenigstens die Schurken noch die Zeit für sich selber. Im richtigen Leben werden Sie ebenso mit Zeitverschwendungen und gelegentlich mit Zeitdieben konfrontiert sein. Leider ist die Zeit, die Sie dort verlieren, einfach nur weg und fehlt Ihnen, um mehr sinnvolle und wertbringende Dinge zu unternehmen.
Wirksamkeit in Ihrer Organisation entsteht in Transformationsprozessen von Unternehmen auf drei Ebenen. Die oberste Ebene ist die Strategie, also Ihr übergeordneter Plan, der sich aus Ihrer Mission und Ihrem klaren Zielbild ableitet. Sie setzt die Referenzpunkte, woran Sie arbeiten müssen und welche Ergebnisse Sie zu welchem Zeitpunkt benötigen. Die mittlere, taktische Ebene sind Ihre Organisation, Ihre Strukturen und Ihre Kompetenzen. Sie umfasst alle Rahmenbedingungen, auf die Sie Einfluss nehmen können und innerhalb derer die Menschen in Ihrem Unternehmen die Veränderung vorantreiben können. Die unterste, aber wichtigste Ebene sind die Menschen selber, die Ideen für die Veränderungen entwickeln, Maßnahmen und Projekte planen und in die Tat umsetzen. Auf diese Ebene schauen wir in der Folge. Müßig zu betonen, dass nur das Zusammenspiel der drei Ebenen hohe Wirksamkeit erzeugt. Das schwächste Glied dieser Kette bestimmt schlussendlich, wie wirksam Sie Ihre Transformation umsetzen.
Persönliche Wirksamkeit wiederum entsteht im Wesentlichen auf vier Handlungsfeldern. Das erste ist der eigene Mindset und die Motivation, sich selber und die Dinge im Unternehmen wirklich und nachhaltig ändern zu wollen. Das zweite Handlungsfeld sind die Methoden und Ihre persönlichen Fähigkeiten zu Transformation und Veränderung. Das dritte sind die Rahmenbedingungen, Strukturen und Freiheitsgrade, innerhalb derer Sie im Unternehmen arbeiten. Schlussendlich ist das vierte Handlungsfeld Ihre Einflussnahme auf andere und die Zusammenarbeit im persönlichen Netzwerk, woraus Wirksamkeit durch Synergien entsteht. In jedem dieser vier Handlungsfelder können Sie sich selber und Ihr Team gezielt weiterentwickeln, um die persönliche Wirksamkeit zu steigern.
Landläufig, zum Beispiel im Projektmanagement, wird verkürzt vom Können – Wollen – Dürfen gesprochen. Diese drei Schlagworte springen jedoch ohne weitere Ableitungen und Ergänzungen zu kurz. Für die Praxis braucht es konkretere Beschreibungen und praktikable Handlungsvereinbarungen. Kritisch ist besonders das „Dürfen“. Es bedeutet ja zunächst nur, dass es nicht verboten ist, etwas zu tun. Tatsächlich „boostern“ aber erst inspirierende Führung, eine Vertrauenskultur und klare Mandatierung die persönliche Wirksamkeit vieler Menschen im eigenen Unternehmen.
Was können Sie nun für sich selber oder als Führungskraft für Ihre Mitarbeiter tun, um die persönliche Wirksamkeit zu steigern? Einige Beispiele für konkrete Handlungsoptionen aus den vier verschiedenen Handlungsfeldern.
Zeitmanagement ist typischerweise das erste Handlungsfeld, welches in Angriff genommen wird, um Ihre persönliche Wirksamkeit zu steigern. Ein Kalender-DETOX insbesondere für Führungskräfte und Manager ist ein erster Ansatz, sich zeitlichen Freiraum und die Fokussierung des eigenen Zeiteinsatzes zu erarbeiten. Beim Kalender-DETOX bereinigen Sie Ihren Kalender um Termine, die für Sie keine (ausreichende) Relevanz haben - etwa, weil Sie zu dem Thema keinen Beitrag leisten können oder weil Sie keine Verantwortung für dieses Thema haben. Die Terminkalender der meisten Führungskräfte enthalten reichlich solcher Termine. Erfahrungsgemäß lassen sich zwischen 20% bis 40% der Zeiten für Termine und Meetings so aus den Kalendern bereinigen. Aus der Momo-Perspektive betrachtet werden Sie vermutlich feststellen, dass Sie selber durch das Vollpacken Ihres Terminkalenders ein Stück weit ein Zeitdieb sind – für sich selber und auch für andere.
Damit Ihr Kalender-DETOX erfolgreich gelingt, brauchen Sie zunächst Klarheit über Ihre Rolle, Ihre Verantwortungen und die Ergebnisse, die von Ihnen erwartet werden. Wenn Sie jeden Termin an diesen Erwartungen und an Ihrer Rolle spiegeln, können Sie rasch und leicht entscheiden, ob Sie dort hingehören oder eben nicht. In Ihrer Terminsteuerung und Priorisierung Ihres Zeiteinsatzes finden Sie noch viele weitere Facetten und Möglichkeiten, Ihre persönliche Wirksamkeit zu optimieren.
Klarheit ist ein weiterer wichtiger Stellhebel, um persönliche Wirksamkeit zu steigern. Besonders bei Projekten und Transformationsaktivitäten arbeiten Sie keine Routinetätigkeiten ab, sondern müssen jede Aktivität mit einem mehr oder minder hohen Maß an Unsicherheit neu planen und durchdenken. Das gilt bereits für die Zielsetzung, Erwartungsklärung und auch die Auftragsklärung. Nun liegt es in der Natur der Sache, dass bei solchen Aufgabenstellungen immer ein Restrisiko und auch ein unvermeidbares Maß an Unsicherheit verbleibt. Trotzdem unterbleiben sehr häufig mögliche Klärungen. In der Folge beschreiten die Teams in den Projekten Irrwege, erzeugen nicht benötigte Ergebnisse oder drehen unnötige Iterationen. All dies führt zu vermeidbarer Verschwendung Ihrer Zeit und der Zeit Ihrer Teams, zudem verlangsamen Sie die Umsetzung der Aufgaben. Momo würde Ihnen sicher den Hinweis geben, dass Sie durch aufmerksames Zuhören vieles von dem vermeiden können, was sonst Ihre wertvolle Zeit kostet.
Fokussierung und Priorisierung führen ebenso zu einer Steigerung der persönlichen Wirksamkeit. Fokussierung bedeutet für Sie, weniger Multitasking zu betreiben und sich länger einzelnen Aufgaben zu widmen. Häufige Themenwechsel kosten Sie viel geistige Rüstzeit und gehen massiv gegen Ihre persönliche Wirksamkeit. Priorisierung wiederum bedeutet, dass Sie immer die Themen zuerst angehen, die den größten Wertbeitrag erzeugen. Dazu müssen Sie bereit sein, zu Themen auch „Nein“ oder „jetzt nicht“ zu sagen, um die Überfüllung Ihrer Aufgabenliste zu vermeiden. Sie können leicht einfache und hilfreiche Werkzeuge wie die Eisenhower-Matrix zur Steuerung Ihrer Prioritäten und zur Fokussierung Ihres Zeiteinsatzes nutzen.
Handlungsoptionen zur Steigerung Ihrer persönlichen Wirksamkeit gibt es über die genannten Beispiele hinaus reichlich. All diese methodischen Ansätze sind einfach anzuwenden und umzusetzen. Sie können für sich und Ihr Team jederzeit einen Maßnahmenkatalog und Handlungsmuster dazu entscheiden und umsetzen, wobei externes Coaching sowohl für die Methodeneinführung als auch für den notwendigen Handlungs- und Umsetzungsdruck die Erfolgswahrscheinlichkeit deutlich steigert. Sie brauchen lediglich den „Ruck“ und den Willen, zu starten und ins Handeln zu kommen. Was Momo kann, das können Sie doch schon lange, oder etwa nicht?
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